Hvor lenge må et sikkerhetsdatablad oppbevares

Et sikkerhetsdatablad må være lett tilgjengelig for ansatte så lenge et farlig produkt er i bruk. Etter at et produkt har forlatt anlegget, må sikkerhetsdatabladet oppbevares i 40 år fra siste registrerte bruk. Denne artikkelen dekker både forpliktelser og hva du skal gjøre når en leverandør utgir en revidert versjon.

Hvor lenge må et sikkerhetsdatablad oppbevares ifølge Arbeidstilsynet

Forskriften om utførelse av arbeid stiller to forskjellige krav til sikkerhetsdatablader. Det ene gjelder mens et kjemikalie er i aktiv bruk. Det andre trer i kraft når du har sluttet å bruke det. For ethvert produkt som for tiden befinner seg på stedet, gjelder begge deler samtidig.

Mens kjemikaliet er i bruk

Arbeidsmiljøloven og Forskrift om organisering, ledelse og medbestemmelse krever at arbeidsgivere har et oppdatert sikkerhetsdatablad tilgjengelig for hvert farlig stoff på stedet i stoffkartoteket. Ansatte må kunne få tilgang til det på alle skift, uten hindringer i veien.

Det betyr reelt tilgjengelig, ikke arkivert i et låst kontor eller gjemt bak en påloggingsskjerm. Papirmapper er greit. Digitale systemer er også greit, forutsatt at personalet kan hente frem ethvert sikkerhetsdatablad uten forsinkelse, selv om internett går ned.

Hvis en ansatt ber om et sikkerhetsdatablad og du ikke kan fremvise det, er det et brudd på norske forskrifter. Arbeidstilsynet vil ikke akseptere at det var midlertidig utilgjengelig.

Etter at du slutter å bruke kjemikaliet

Når et produkt ikke lenger er i bruk, bortfaller den daglige tilgangsplikten. En egen, langsiktig plikt trer i kraft.

Eksponeringsjournal for ansatte: I henhold til § 31-3 i forskrift om utførelse av arbeid behandles et sikkerhetsdatablad som en eksponeringsjournal for ethvert stoff en ansatt har arbeidet med. Arbeidstilsynet krever at disse journalene oppbevares i 40 år fra datoen for den siste registrerte oppføringen.

40-årsfristen: Den starter fra den siste datoen en ansatt ble eksponert for stoffet, ikke fra da produktet ble kjøpt eller da det forlot lageret.

Hva du må oppbevare: Å beholde selve sikkerhetsdatabladet er den enkleste måten å oppfylle kravet på. Hvis det ikke er praktisk å oppbevare hvert sikkerhetsdatablad på lang sikt, tillater forskriftene et erstatningsregister som identifiserer stoffet, hvor det ble brukt og bruksperioden.

Fellen med erstatningsdokumentet: Mange arbeidsplasser velger denne løsningen, men unnlater å registrere de nødvendige detaljene før de kaster det originale sikkerhetsdatabladet. Når det først er kastet, er det sjelden mulig å gjenopprette den informasjonen. Å oppbevare sikkerhetsdatabladet unngår problemet helt.

Hva du skal gjøre når du mottar et oppdatert sikkerhetsdatablad

Leverandører utsteder reviderte sikkerhetsdatablad når et produkts sammensetning endres eller ny fareinformasjon blir tilgjengelig. Når en ny versjon kommer inn, kan du ikke bare legge den til i mappen og kaste den gamle.

Sammenlign de to versjonene. Sjekk om listen over farlige ingredienser har endret seg mellom det gamle sikkerhetsdatabladet og det nye.

Hvis sammensetningen er den samme, erstatter det nye sikkerhetsdatabladet det gamle. Du kan kaste den forrige versjonen uten at det gjelder noen 40-års oppbevaringsplikt.

Hvis sammensetningen har endret seg, må begge versjonene oppbevares. Hver av dem dokumenterer en egen periode med eksponering for ansatte. Oppbevar begge i 40 år fra den siste datoen den opprinnelige sammensetningen var i bruk.

Dater hver versjon du arkiverer. Perioden den var i bruk er det som gir den verdi som eksponeringsdokumentasjon. En udatert samling av gamle sikkerhetsdatablad er svært vanskelig å bruke hvis en inspektør fra Arbeidstilsynet eller en advokat kommer og spør.

Ikke kast den gamle versjonen den dagen den nye kommer. Overfør den til arkivet samtidig som den nye tas i bruk.

Hvem oppbevarer hva i forsyningskjeden

Din posisjon i forsyningskjeden avgjør dine spesifikke forpliktelser og når de gjelder i henhold til EUs REACH-forordning som er vedtatt i Norge.

Et poeng å merke seg: selger du et importert stoff under eget merke, behandler REACH (gjennom den norske EØS-avtalen) deg som produsent. Det medfører fullt ansvar for å utarbeide sikkerhetsdatabladet og oppbevare de underliggende klassifiseringsdataene.

Å bygge et system som håndterer begge reglene

Å holde SDS-dokumentasjonen godt organisert gjennom hele levetiden, fra daglig bruk til et 40-årig arkiv, krever litt forhåndsplanlegging. Aktuelle SDS-er må være lett tilgjengelige for personalet. Arkiverte SDS-er trenger sikker, langsiktig lagring utenfor daglig bruk.

Detaljen som oftest overses, er å registrere datoen for siste bruk den dagen et produkt tas ut av bruk. Venter du for lenge, er datoen borte. Uten den kan du ikke vise når 40-årsperioden startet. Arkivet ditt vil ikke holde mål hvis det noen gang blir gjennomgått. For større beholdninger håndterer et dedikert SDS-håndteringssystem versjonssporing og datoer for siste bruk uten manuell innsats. Skybasert lagring beskytter også mot å miste tiår med dokumentasjon på grunn av en enkelt maskinvarefeil.

To ytterligere punkter å ta opp tidlig. Hvis virksomheten skifter eier, overføres alle eksponeringsregistreringer til den nye eieren. Hvis den legges ned uten at noen kan motta dem, bør de overføres til Arbeidstilsynet. Filformater endres også over tid, så bygg inn en gjennomgang av arkiverte filer i timeplanen din hvert par år. Et dokument lagret i 2001 er kanskje ikke lesbart i 2031.

Avsluttende tanker

Overholdelse av SDS-kravene i Norge har to tydelige sider. Den første er å ha et oppdatert SDS tilgjengelig for hvert stoff som er i aktiv bruk. Den andre er å oppbevare dokumentasjon i 40 år etter at et stoff sist ble brukt på stedet.

Begynn med å krysshenvise din nåværende kjemikaliebeholdning mot SDS-filene dine. For alt som ikke lenger er i bruk, må du sjekke at datoen for siste bruk er registrert og at SDS-en er arkivert på riktig måte. Der en leverandør har oppdatert produktets sammensetning på et hvilket som helst tidspunkt, trenger du begge versjonene. Gå gjennom listen over utgåtte stoffer denne måneden og identifiser eventuelle stoffer uten en bekreftet dato for siste bruk. Det er det vanligste manglet. Det har en tendens til å dukke opp når en tidligere ansatt fremsetter et helsekrav flere år senere.

Ofte stilte spørsmål

Gjelder 40-årsregelen for stoffer som bare brukes av og til? Ja. Den gjelder alle stoffer ansatte har vært utsatt for, uavhengig av hvor ofte det ble brukt. Selv sjeldent bruk medfører en oppbevaringsplikt.

Kan du oppbevare sikkerhetsdatablader digitalt for å oppfylle 40-årskravet? Ja. Arbeidstilsynet godtar elektroniske dokumenter, forutsatt at de kan hentes frem uten forsinkelse. Ansatte må ha tilgang i arbeidstiden, og tilsynsmyndighetene må ha tilgang når de ber om det.

Hva hvis leverandøren din legger ned og du ikke kan få tak i gamle sikkerhetsdatablad? Plikten ligger fortsatt hos deg. Bruk erstatningsdokumentasjon: dokumenter stoffnavnet, hvor det ble brukt og datoene for bruk.

Må du oppbevare sikkerhetsdatabladet for et produkt du mottok, men aldri faktisk brukte? Hvis ingen ansatte ble utsatt for det, gjelder ikke kravet om eksponeringsdokumentasjon. Forpliktelsen til aktiv bruk i henhold til Arbeidsmiljøloven gjelder heller ikke hvis produktet aldri ble tatt i bruk.

Hvor lenge må et sikkerhetsdatablad oppbevares etter at en ansatt har sluttet? Perioden på 40 år er knyttet til stoffet, ikke til den enkelte. Tiden regnes fra siste bruksdato, uavhengig av når den ansatte sluttet.