Automatisert distribusjon av sikkerhetsdatablader til kunder

Sikkerhetsdatabladene distribueres automatisk basert på ERP-produktkoden (SKU / ERP ID) og mottakerens e-postadresse.

• Integrasjonen oppnås via et enkelt webhook-anrop som legges til ERP-systemet ditt. Dette utløser SDS Manager send_sds API ved hjelp av SKU/ERP ID og e-post. Alle moderne ERP-systemer støtter webhook- eller API-anropsfunksjonalitet, noe som gjør implementeringen enkel.
• Når et SDS sendes, opprettes det automatisk et nytt revisjonsoppdateringsabonnement i SDS Manager, som sikrer at mottakeren vil motta alle reviderte versjoner i løpet av de neste 12 månedene.
• SDS-er er ofte knyttet til flere SKU-er. Når flere SKU-er deler samme SDS, lagres dokumentet én gang i SDS-databasen og knyttes til alle relevante produkter.
• For å unngå unødvendige e-poster blokkerer systemet gjentatt sending av samme SDS til samme mottaker innenfor en konfigurerbar tidsramme (f.eks. 12 måneder).
• Hvis en kunde kjøper det samme produktet igjen innenfor dette tidsvinduet, sendes ikke SDS på nytt, men abonnementet forlenges automatisk til 12 måneder fra den nye kjøpsdatoen.
• Beste praksis: Vi anbefaler å opprettholde en HAS_SAFETY_DATA_SHEET-flag i ERP-systemet ditt for å begrense API-anrop til kun produkter som krever distribusjon av SDS.

Dette sikrer samsvar med regelverket og minimerer unødvendig kommunikasjon.

Kunder som mottar et SDS, abonnerer automatisk på fremtidige oppdateringer.

• Når en ny versjon av et SDS lastes opp, sendes det oppdaterte dokumentet automatisk på e-post til alle abonnenter.
• Varsler sendes i opptil 12 måneder fra kundens siste kjøp. Varigheten kan konfigureres.

Som en del av onboarding kan SDS Manager hjelpe til med å sette opp nye revisjonsoppdateringsabonnementer for kunder som har kjøpt regulerte produkter i løpet av det siste året, slik at de er i samsvar med regelverket fra første dag.

Hvis du allerede har et bibliotek med sikkerhetsdatablader, kan alle eksisterende dokumenter importeres til SDS Manager.

• Hvis det finnes SKU/ERP-ID-tilordninger, vil SDS Manager hjelpe til med å importere og koble sammen disse dataene.
• Når overføringen er fullført, kan distribusjonen av sikkerhetsdatablader administreres fullt ut via API, og det kreves bare SKU og mottakerens e-postadresse.

Ja. Hver e-post som sendes med et oppdatert sikkerhetsdatablad, inneholder en lenke for å melde seg av.

Mottakerne kan velge å:

• Melde seg av oppdateringer relatert til det spesifikke SDS som er inkludert i e-posten, eller
• Melde seg av alle varsler om oppdateringer av SDS.

SDS Manager støtter sømløs integrering med e-handelssystemer for å sikre at dine onlineoppføringer forblir kompatible og oppdaterte.

• Bulk XLS-eksport inkluderer SDS PDF-lenker, fareerklæringer (H), forholdsregler (P) og GHS-piktogrammer, noe som muliggjør enkle oppdateringer av produktsider med viktig sikkerhetsinformasjon.
• De samme dataene er tilgjengelige via API for synkronisering i sanntid med din nettbutikk eller produktdatabase.

Ja. DirectSDS er designet for å støtte GDPR-samsvar og sikker håndtering av personopplysninger.

Når du bruker DirectSDS, må kundene oppgi SDS Manager som en underleverandør i sin GDPR-dokumentasjon og sikre at den nødvendige databehandlingsavtalen (DPA) og interne samsvarsforanstaltninger er på plass, i tråd med GDPR-kravene.

Alle data som behandles av DirectSDS er:

• Sikkert lagret og overført
• Behandlet i henhold til strenge retningslinjer for databeskyttelse og tilgangskontroll
• Behandlet kun for distribusjon og overholdelse av sikkerhetsdatablader

SDS Managers infrastruktur og informasjonssikkerhetsstyring er ISO 27001-sertifisert, noe som sikrer internasjonalt anerkjente standarder for datasikkerhet, risikostyring og operasjonelle kontroller.

Leverandører sender ofte oppdaterte SDS-er via e-post. SDS Manager kan automatisk behandle og integrere disse dokumentene i SDS-biblioteket ditt:

• Del SDS Managers innkommende e-postadresse med leverandører for å få innkommende SDS-er lagt direkte til systemet ditt.
• SDS Manager leser og analyserer automatisk hvert dokument:
  • Hvis SDS-en er en nyere versjon av et eksisterende dokument, erstatter den den gamle versjonen og varsler alle kunder som abonnerer på den SDS-en.
  • Hvis det er et nytt SDS, kan du tildele riktig SKU/ERP-ID manuelt eller via API.

Dette effektiviserer håndteringen av SDS, holder biblioteket ditt oppdatert og sikrer at kundene dine alltid er informert.

Når en leverandør sender et sikkerhetsdatablad (SDS) til innkommende e-postadresse for SDS Manager, behandler systemet automatisk filen.

Hvis SDS-en ikke allerede finnes i systemet ditt, må den knyttes til riktig ERP-ID eller SKU før den kan distribueres med en ERP-referanse. Disse SDS-ene plasseres i «Innboks fra leverandører», hvor du raskt kan tildele riktig ERP-ID/SKU og gjøre SDS-en tilgjengelig for sending.

For å sikre at ingenting blir oversett, kan du aktivere e-postvarsler for å bli varslet når innkommende SDS-filer krever tildeling av ERP-ID eller SKU.

Denne prosessen sikrer at alle nye SDS-er er riktig koblet, sporbare til ERP-systemet ditt og klare for distribusjon i samsvar med regelverket.

Hvis send_sds-webhook kalles for en ERP-ID eller SKU som ikke har et sikkerhetsdatablad koblet til seg, vil forespørselen mislykkes og bli registrert i API-feilloggen. Denne loggen gir en fullstendig oversikt over alle mislykkede send_sds-anrop og lar deg enkelt identifisere produkter som mangler tilhørende SDS-filer.

Vi anbefaler at du bare kaller send_sds API for produkter som krever et sikkerhetsdatablad.

Som en god praksis bør du opprettholde en HAS_SAFETY_DATA_SHEET-flagg i ERP-systemet ditt. Dette lar deg begrense API-anrop til bare de produktene som krever SDS-distribusjon, noe som reduserer feil og unødvendige API-forespørsler.

Hvert sikkerhetsdatablad i SDS Manager har en permanent PDF-lenke som alltid peker til den nyeste versjonen av SDS. Når en ny revisjon publiseres, oppdateres den samme lenken automatisk til den nyeste versjonen, slik at det ikke er nødvendig å gjøre endringer på e-handelsplattformen når SDS-filene oppdateres.

Du har to fleksible måter å legge til disse koblingene på produktsidene dine:

• XLS-eksport: Du kan eksportere SDS-biblioteket ditt som en XLS-fil som inkluderer ERP-ID-ene eller SKU-ene dine sammen med de tilhørende permanente SDS-koblingene. Denne filen kan brukes til masseimport eller oppdatering i e-handels- eller produktstyringssystemet ditt.
• API-integrasjon: SDS Manager tilbyr også en API som lar deg søke etter den permanente SDS-lenken programmatisk ved hjelp av ERP-ID-en eller SKU-en din. Dette er ideelt for sanntidsintegrasjoner der e-handelsplattformen din dynamisk henter den riktige, oppdaterte SDS-lenken for hvert produkt.

Begge tilnærmingene sikrer at kundene dine alltid har tilgang til de riktige og nyeste sikkerhetsdatabladene uten manuell vedlikehold.

SDS Manager tilbyr en ferdig søke-widget som enkelt kan integreres på nettstedet ditt ved hjelp av en iframe. Denne widgeten lar besøkende søke i sikkerhetsdatabladene dine raskt og intuitivt.

I SDS Manager kan du organisere sikkerhetsdatabladene etter sted og kontrollere hvilke steder som vises gjennom søke-widgeten på nettstedet. Dette gjør det mulig å:

• Kun publisere utvalgte sikkerhetsdatablader på nettstedet ditt
• Holde interne eller begrensede sikkerhetsdatablader tilgjengelige i systemet uten å gjøre dem synlige for besøkende på nettstedet

Søke-widgeten støtter også flere språk, slik at du kan tilpasse språket på nettstedet ditt og gi kundene dine en lokal tilpasset opplevelse.

Denne løsningen gjør det enkelt å tilby selvbetjent tilgang til sikkerhetsdatablader, samtidig som du har full kontroll over synlighet og innhold.

Hvert sikkerhetsdatablad i SDS Manager har en permanent SDS-lenke som alltid peker til den nyeste versjonen av dokumentet. Denne lenken kan enkelt konverteres til en QR-kode og skrives ut på fraktdokumenter, leveringsnotater, fakturaer eller kvitteringer. De fleste moderne ERP- og e-handelssystemer støtter generering av QR-koder fra URL-er direkte på dokumenter.

Du har to fleksible måter å gjøre den permanente SDS-lenken tilgjengelig for ERP- eller e-handelsplattformen din:

• XLS-eksport: Eksporter SDS-biblioteket ditt som en XLS-fil som inneholder ERP-ID-ene eller SKU-ene dine sammen med de tilhørende permanente SDS-lenkene. Denne filen kan brukes til masseimport eller oppdateringer, slik at systemet ditt kan generere QR-koder for riktig SDS på hvert fraktdokument.
• API-integrasjon: SDS Manager tilbyr også en API som lar deg søke etter den permanente SDS-lenken programmatisk ved hjelp av en ERP-ID eller SKU. Dette er ideelt for sanntidsintegrasjoner der ERP- eller e-handelsplattformen din dynamisk henter den riktige, alltid oppdaterte SDS-lenken og gjengir den som en QR-kode på fraktdokumenter.

Ja. SDS Manager lar deg tilpasse innholdet og utformingen av e-postene som sendes til kundene dine når du distribuerer sikkerhetsdatablader. Du kan legge til firmalogoen din, tilpasse e-postteksten og tilpasse designet til merkevareidentiteten din.

Du kan også opprette separate e-postmaler for forskjellige språk eller markeder, slik at du sikrer konsistent merkevarebygging og klar kommunikasjon i alle regioner hvor du opererer.

SDS Manager støtter fullt ut landsspesifikk og språkspesifikk distribusjon av sikkerhetsdatablad for internasjonale bestillinger. Send_sds-webhooken inkluderer parametere for land og språk, slik at det riktige sikkerhetsdatabladet sendes basert på kundens beliggenhet og foretrukne språk.

Hvis du har flere versjoner av sikkerhetsdatablad for samme produkt – som dekker forskjellige markeder eller språk – gjør disse parametrene at SDS Manager automatisk kan velge og sende det riktige sikkerhetsdatabladet for hver bestilling.

I tillegg tilbyr SDS Manager en SDS Authoring-løsning som automatisk kan oversette sikkerhetsdatablader til mer enn 35 språk, slik at du effektivt kan støtte globale markeder samtidig som du overholder lokale lovkrav.

Ja. SDS Manager tilbyr en SDS Authoring-løsning kalt ExactSDS som automatisk kan oversette sikkerhetsdatablader til mer enn 35 språk, og dermed støtte internasjonale kunder og lovkrav.

For å aktivere dette må et enkelt SDS i EU-format importeres til ExactSDS og brukes som hoveddokument. EU-formatet er påkrevd fordi det inneholder mer omfattende lovgivningsinformasjon og kan konverteres til andre regionale formater, for eksempel US SDS. Det motsatte er ikke mulig, da US SDS-er vanligvis mangler visse data som kreves i henhold til EU-regelverket.

Når et sikkerhetsdatablad i EU-format er tilgjengelig i systemet, kan ExactSDS oversette det på farten til sikkerhetsdatablader som er i samsvar med mer enn 35 land, og som dekker alle nødvendige lokale språk, inkludert kinesisk og japansk.

Denne tilnærmingen gjør det mulig å opprettholde ett autoritativt sikkerhetsdatablad, samtidig som man effektivt støtter globale markeder med nøyaktige, lokaliserte sikkerhetsdatablader.